UNIDAD 1. ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS.
Como iniciar y cerrar Access

Existen dos formas de iniciar Access
Ø La primera opción es desde el botón Inicio que está situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla:
1 Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio
2 colocamos el cursor sobre Programas
3 buscamos Microsoft Office
4 Por último haz clic sobre Microsoft Access
5 se iniciará el programa
Ø La otra opción es:
Desde el icono de Access del escritorio
Para cerrar Access2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
1 Hacer clic en el botón cerrar
2 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
3 Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial.

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial, vamos a ver sus componentes fundamentales:
La barra de título contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de menús contiene las operaciones de Access, agrupadas en menús desplegables. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús.
Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado.
Opción con otro menú desplegable. Al situarse sobre éste, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas.
Opción con cuadro de diálogo. Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción.
Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar, Abrir, Imprimir, etc.
La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.

COMENTARIO
EN ESTE TEMA VIMOS TODOS LOS ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS, LA PANTALLA, LAS BARRAS, ETC. PARA SABER DIFERENCIAR ENTRE CADA UNO DE ELLOS. APRENDIMOS CÓMO SE LLAMAN, DÓNDE ESTÁN Y PARA QUÉ SIRVEN. TAMBIÉN VIMOS CÓMO OBTENER AYUDA, POR SI EN ALGÚN MOMENTO NO SABEMOS CÓMO SEGUIR TRABAJANDO.

Unidad 2. Crear, abrir y cerrar una Base de Datos
Conceptos básicos de Access

Hacer clic sobre la opción Nuevo del Botón de Office (haciendo clic en el icono de Office en la parte superior izquierda de la pantalla) que aparece a la derecha de la pantalla.
Aparecerá la ventana de Introducción a Microsoft Office Access.
Selecciona la opción Base de datos en blanco.
En la parte inferior también podrás seleccionar una plantilla para crear una nueva base de datos basada en ella.
Después aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla.
Deberás indicar el Nombre de archivo de la base de datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic en el botón Buscar ubicación.
Se abrirá un cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a guardar la base de datos.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de datos.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a Microsoft Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.
Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.
Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión .ACCDB.
Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por defecto.
Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar.
Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué forma.

COMENTARIO
AQUÍ SE PUEDE VER LOS CONCEPTOS BASICOS DE ACCESS, TAMBIEN COMO CREAR UNA BASE DE DATOS Y APRENDERAS COMO GUARDARLO.

Unidad 3. Crear tablas de datos
Crear una tabla de datos.

Para crear una tabla de datos tenemos que posicionarnos en la ventana base de datos con el objeto tablas seleccionado, si hacemos clic en el icono se abre una ventana con las distintas formas que tenemos para crear una tabla:
Vista Hoja de datos consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna.
Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad didáctica
Asistente para tablas utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación de la tabla utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra base de datos.
Vincular tabla consiste en crear una referencia a otra tabla almacenada en otra base de datos.
Vista diseño consiste en definir la estructura de la tabla es decir definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves etc.
Otra forma más rápida de llegar a la vista diseño es desde la ventana Base de datos con el objeto tabla seleccionada, haciendo doble clic en la opción Crear una tabla en vista Diseño.
En la barra de título tenemos el nombre de la tabla (como todavía no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1: después tenemos la rejilla donde definiremos las columnas que componen la tabla, se utiliza una línea para cada columna, así en la primera línea (fila) de la rejilla definiremos la primera columna de la tabla y así sucesivamente.
En la parte inferior tenemos a la izquierda dos fichas (General y Búsqueda).
Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos da algún tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer.

COMENTARIO
AQUÍ VEREMOS CÓMO CREAR UNA TABLA DE DATOS PARA PODER EN LAS UNIDADES DIDÁCTICAS SIGUIENTES INTRODUCIR DATOS EN LA BASE DE DATOS Y LUEGO TRABAJAR CON ÉSTOS UTILIZANDO LAS VENTAJAS QUE NOS PROPORCIONA ACCESS.